各位同學(xué)：
為確保我院畢業(yè)生檔案的安全、準(zhǔn)確傳遞，根據(jù)學(xué)校關(guān)于畢業(yè)生工作的統(tǒng)一部署，現(xiàn)將我院檔案寄送工作有關(guān)事項(xiàng)通知如下：
一、歸檔范圍
1.應(yīng)屆本科畢業(yè)生。
2.應(yīng)屆碩博畢業(yè)生。
3.其他有相關(guān)函調(diào)材料的往屆畢業(yè)生。
二、辦理時(shí)間
原則上，應(yīng)屆生畢業(yè)材料在畢業(yè)之前集中辦理。非集中辦理的同學(xué)準(zhǔn)備好材料后，請(qǐng)于每周的周一到周三前往環(huán)境學(xué)院105學(xué)工辦辦理。
三、歸檔材料
1.畢業(yè)生登記表2份。由學(xué)生提供，按照附件1/附件2要求填寫，并到相關(guān)單位蓋好所需公章，填寫完畢后交給學(xué)院檔案負(fù)責(zé)老師。沒(méi)有登記表的同學(xué)請(qǐng)到環(huán)境學(xué)院105辦公室領(lǐng)取。
2.學(xué)位授予通知書。由學(xué)院提供。
3.成績(jī)單。由學(xué)院提供。
4.在交大入黨的學(xué)生的黨員材料。由學(xué)院提供。
5.其他獎(jiǎng)懲材料。由學(xué)院提供。
四、歸檔/寄送流程
1.學(xué)生準(zhǔn)備好歸檔所需材料，并到相關(guān)單位完成簽字、蓋章等流程。全部填寫完成后，將材料交到學(xué)工辦。
2.學(xué)生填寫信息收集問(wèn)卷：https://wj.sjtu.edu.cn/q/iyHFFpyv 提供準(zhǔn)確的接檔單位名稱、接檔單位地址和郵編。請(qǐng)務(wù)必與檔案接收單位提前溝通，確認(rèn)其具有檔案保管權(quán)限。
3.學(xué)院檔案管理老師整理學(xué)生提交的材料，將材料歸檔到檔案室。
4.檔案室負(fù)責(zé)老師確認(rèn)相關(guān)信息，完成寄送工作。
五、其他
1.學(xué)校的檔案寄出采用EMS檔案專遞、機(jī)要郵寄等方式，平均寄送時(shí)間根據(jù)不同距離大約為2-4周，請(qǐng)各位同學(xué)根據(jù)自身需求備足時(shí)間，盡早辦理。
2.結(jié)業(yè)學(xué)生的材料歸檔工作正常進(jìn)行，經(jīng)過(guò)本人同意可以辦理寄出，不需要畢業(yè)生登記表和學(xué)位授予通知書。
3.非應(yīng)屆畢業(yè)生可以先聯(lián)系學(xué)院檔案負(fù)責(zé)老師，確認(rèn)材料是否齊全，根據(jù)情況補(bǔ)全之后，再辦理寄出。
環(huán)境學(xué)院檔案負(fù)責(zé)人：常老師
聯(lián)系電話：13916644978
郵箱：changyuyang03@sjtu.edu.cn